Por José Manuel Jiménez, abogado, CEO y fundador de Webdox CLM, startup chilena que desarrolla la solución líder en la región para la gestión digital de contratos. También es consejero para América Latina de la World Commerce and Contracting (WorldCC), institución líder mundial en investigación sobre la gestión y optimización de contratos. Ha sido conferencista internacional llevando un mensaje que ha marcado la ruta de transformación digital de las organizaciones en Latinoamérica con el objetivo de generar relaciones de negocio más justas, eficientes y transparentes.

Los contratos son un activo extremadamente valioso para cualquier organización. Forman parte de su base, ya que definen los alcances y reglas de un negocio, son necesarios para minimizar riesgos, evitar conflictos y asegurar que se cumplan los acuerdos comerciales firmados. Por lo tanto, tener la capacidad de gestionar los procesos contractuales de manera centralizada, digitalizada y automatizada es una tarea clave, ya que una gestión de este tipo ayudará a incrementar los ingresos, reducir costos, disminuir riesgos y mejorar el cumplimiento en cada organización que aplique estas buenas prácticas.

El control contractual significa tener trazabilidad, visibilidad y accesibilidad a todos los contratos de la empresa. Muchas veces, según el método operacional de la organización, este control puede verse afectado por dificultades logísticas, manejo de documentos impresos y desorganizadamente archivados, procesos de aprobación y firma demorados, entre otros retos. Entretanto, con la digitalización de la gestión del ciclo de vida de los contratos es posible lograrlo y ganar agilidad, calidad y cumplimiento en los acuerdos de negocios.

Un estudio de la World Commerce And Contracting Association (WorldCC) muestra que las empresas pierden en promedio 9,15% de sus ingresos a cada año por una mala administración de contratos. Para evitar esa pérdida, una plataforma como Webdox CLM (Contract Lifecycle Management Software), no solamente digitaliza los contratos, también ayuda a agilizar todas las etapas de su ciclo de vida, optimizando los procesos de solicitud, elaboración, negociación, aprobación, firma electrónica, almacenamiento, ejecución, seguimiento, análisis y renovación o término de los mismos.

Beneficios de la gestión digital de contratos en una organización

El gran y principal beneficio que los empresarios de la región han visto con la gestión digital de contratos es la capacidad de lograr que sus procesos contractuales sean más eficientes.

Es decir, la gestión digital del ciclo de vida de los contratos es fundamental para las empresas que quieran mantenerse competitivas y que estén decididas a fortalecer su ruta de transformación digital integrando los procesos de todas sus áreas internas, como talento humano, compras, ventas, finanzas y, especialmente, los departamentos legales y jurídicos. 

Además, la automatización contractual trae transparencia y agilidad a todo el proceso. Esto es clave para las empresas de hoy, que necesitan mejores acuerdos de negocio, más duraderos y de mayor impacto, junto con un mayor control de las obligaciones para evitar incumplimientos y tomar las decisiones y acciones legales que sean necesarias con más rapidez.

La implementación de un sistema digital de gestión contractual, como el de Webdox CLM, permite estandarizar y agilizar la comunicación entre las diferentes áreas internas y externas de la organización, además de emitir alertas de acuerdo con los plazos y marcos clave, lo que facilita la renovación o cancelación oportuna de los contratos requeridos. Esto permitirá optimizar los tiempos de respuesta y operación de los equipos haciendo que se dediquen más a labores jurídicas de alto nivel y complejidad y no a procesos operativos del día a día.

Algunos casos de éxito de los clientes de Webdox CLM demuestran un gran impacto en la reducción de tiempos de operación contractual. Por ejemplo, una compañía del Perú, del segmento educativo, afirma que ha logrado acelerar en 90% el proceso de firma de sus contratos. Otro caso es de una gran empresa de Chile, del sector de telecomunicaciones, quienes han identificado una reducción del 25% de tiempo total del proceso de solicitud, elaboración, aprobación y firma de sus contratos.

Implementando la gestión digital de contratos con el uso de un CLM en tu empresa

En la búsqueda de una plataforma para la administración digital de contratos, los decisores corporativos deben estar atentos a las funcionalidades disponibles de cada plataforma. Las más avanzadas, por ejemplo, cuentan con recursos como workflows que aceleran la comunicación entre sectores, firma electrónica, modelos de contratos estandarizados y almacenamiento digital centralizado. Además de integraciones con otras plataformas, trazabilidad y visibilidad para análisis de insights referentes a rendimientos, desempeño, tiempos de respuesta, entre otros.

Webdox CLM, por ejemplo, busca que los acuerdos de una organización estén disponibles y ordenados, en línea. Entre las funcionalidades principales de nuestra solución están los workflows de aprobación automatizados, las firmas electrónicas integradas (simple y avanzada), el repositorio digital, la reportería automatizada y el sistema de alarmas y notificaciones para acompañar la vigencia y marcos clave de cada contrato. Así, responde a las principales necesidades contractuales de la organización ahorrando tiempo y costos y reduciendo los riesgos comerciales y jurídicos, siempre con foco en la automatización y digitalización de los contratos.

De esta manera las empresas chilenas pueden aprovechar al máximo los beneficios que hoy en día trae consigo la transformación digital y acompañar los cambios que estamos viviendo en los comportamientos de las relaciones de negocios, con el fin de acelerar acuerdos, especialmente en esta etapa de reactivación económica post-pandemia. Todo lo anterior garantizando que los acuerdos entre las partes lleguen a ser más justos, transparentes y eficientes.

Webdox es un CLMS (Contract Lifecycle Management Software) que permite sistematizar todos los procesos necesarios para la gestión contractual, minimizando los grandes gastos y pérdidas de eficiencia en las empresas. La plataforma permite gestionar de forma íntegra todo el ciclo de vida de los contratos, que incluye los procesos de solicitud, redacción, colaboración y negociación, aprobación, firma electrónica, repositorio y accesibilidad, trazabilidad, seguimiento y gestión, reportería y análisis, término o renovación contractual. Además, en todo el ciclo permite designar responsables, medir el proceso, generar alertas, realizar seguimiento de hitos y almacenar la información digitalmente, con el objetivo de cubrir toda la gestión contractual. El objetivo de Webdox CLM es conectar digitalmente a las organizaciones para lograr relaciones de negocios más justas, eficientes y transparentes.

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